Användarmanual — Kassan

Uppdateras löpande i takt med nya funktioner. Teknisk dokumentation finns på dok-sidan; denna sida är för den som står i kassan. Systemet nås på kassaexperten.se — kassan ligger på /kassa.html och alla sidor är samlade på testsidorna (den gamla adressen kassa.karlberg.nu skickas hit automatiskt).

Komma igång

• Öppna kassan i webbläsaren (surfplatta eller dator). Notan sparas lokalt — laddar du om sidan ligger den kvar.
• Pricken uppe till höger visar kontakten med kontrollsystemet: grön = allt normalt, röd = kassan säljer vidare offline och signerar i efterhand (se nedan).
• Mer-knappen öppnar panelen med allt utöver själva säljandet. Första gången anger du adminnyckeln — den sparas i webbläsaren tills du trycker "Lås panelen".
• Månknappen växlar mellan ljust och mörkt läge (sparas per enhet).

Sälja

1. Tryck på produkterna — de hamnar på notan till höger. Plus/minus ändrar antal.
2. Välj betalsätt: Kort, Swish, Kontant (eller presentkort, se nedan).
3. Kvittot visas med kontrollkod. "Rensa notan" tar bort allt (registreras i journalen, som lagen kräver).

Parkera notan (flera kunder/bord samtidigt)

• Parkera under notan sparar undan den (ge den ett namn, t.ex. "Bord 4") så du kan börja på en ny. Notor-knappen visar alla parkerade — öppna en för att fortsätta, eller släng den.
• Har du redan en nota igång när du öppnar en parkerad, parkeras den pågående automatiskt — inget försvinner.
• Att slänga en parkerad nota registreras i journalen (som en borttagning), precis som "Rensa notan". Parkerade notor ligger kvar på enheten även om sidan laddas om.

Skanna produkter (streckkod)

• Sätt en streckkod (EAN) på produkten i driftvyns produktadmin. Skanna sedan direkt i kassan — produkten hamnar på notan utan att du behöver trycka något.
• Samma scanner som för presentkort funkar (USB/Bluetooth i tangentbordsläge). Kassan känner själv igen skillnaden: presentkortskoder skannas i sin kodruta, produkter skannas rakt mot sidan.

Kortbetalning via QR (Stripe)

• Komma igång: driftvyn → "Kortbetalningar via Stripe" → Aktivera. Registreringen görs hos Stripe (ca 5 min — ha bank-id och kontonummer redo). Slå sedan på växeln "Kort via Stripe-QR" i inställningarna.
• Ta betalt: tryck Kort som vanligt — en QR-kod visas i kassan och på kundskärmen. Kunden skannar med mobilen och betalar med kort eller Klarna. När betalningen är klar skapas kvittot automatiskt (betalsätt: Kort).
• Pengarna betalas ut direkt till ert bankkonto via Stripe, minus plattformsavgiften. Kassan skapar aldrig ett kvitto förrän betalningen är bekräftad, och en betalning kan aldrig användas till två kvitton.
• Växeln avstängd = Kort-knappen fungerar som förut (extern kortterminal, registrering på förtroende).

Mejla kvittot till kunden

• På kvittorutan efter betalningen finns ett fält "Mejla kvittot" — skriv kundens e-postadress och tryck Mejla. Kvittot skickas exakt som det ser ut, med kontrollkod och allt.
• Bara det senaste kvittot, inom 15 minuter, kan mejlas — det räknas då som leveransen av det elektroniska kvittot. Behöver kunden ett äldre kvitto används kvittokopian (märkt KOPIA, max en).
• Fältet syns bara när mejl är uppsatt på servern.
• Automatiskt vid Stripe-betalning: kunden anger sin e-post hos Stripe när hen betalar via QR — kassan förifyller adressen i mejla-fältet. Slå på växeln "Autokvitto" i inställningarna så skickas kvittot helt automatiskt, utan att någon behöver trycka. (Vid terminal-/kontantköp finns ingen adress att hämta — kortnumret ser kassan aldrig.)

Presentkort

Sälja

1. Tryck Sälj presentkort, ange belopp (5–10 000 kr) och hur kunden betalar.
2. Kvittot får en kod (PK-XXXX-XXXX) och en QR-kod — det ÄR presentkortet. Ge det till kunden.

Lösa in

1. Slå in varorna som vanligt och tryck Betala med presentkort.
2. Skanna QR-koden på kundens kvitto (en ansluten scanner skickar automatiskt) eller knappa in koden — saldot visas direkt.
3. Räcker saldot dras beloppet och resten sitter kvar på kortet till nästa gång.

Retur & kvittokopia

• Retur: Mer-panelen → ange kvittonumret → Retur → bekräfta med ett andra tryck. Hela kvittot returneras (pengar tillbaka samma väg som betalningen). Ett kvitto kan bara returneras en gång.
• Kopia: samma väg, knappen Kopia. Max EN kopia per kvitto (lagkrav) — kopian märks KOPIA i extra stor stil.

Växelkassa

Mer-panelen → Växelkassa: ange förändringen i kronor (plus = insättning, minus = uttag). Saldot visas i panelen och följer med i X- och Z-rapporterna. Varje förändring journalförs.

Dagsavslut & rapporter

• X-rapport = avläsning mitt på dagen. Påverkar ingenting, kan tas hur ofta som helst.
• Z-rapport = dagsavslut. Stänger dagens period och öppnar nästa — kräver ett bekräftande andra tryck.
• Båda kan laddas ner som textfil direkt, och i efterhand från driftvyns rapportlista.
• Journalutskrift laddar ner dagens alla registreringar som läsbar text.
• Dagens försäljning visas överst i Mer-panelen (bara information — ersätter inte X-rapporten).

Skärmar

• Kundskärm (/kund.html): visar kundens köp rad för rad, summan och "Tack för köpet". Öppna från Mer-panelen och dra fönstret till en extern skärm — ELLER öppna adressen på en helt egen enhet (surfplatta vid disken); den uppdaterar sig själv varannan sekund.
• Dagens försäljning-skärm (/dagens.html): stor siffervy för personalen — dagens summa, antal kvitton, per betalsätt. Kräver adminnyckeln en gång, uppdaterar sig var 30:e sekund. Sätt den på en skärm i köket/kontoret om ni vill följa dagen.
• Översikten (/start.html, "Alla sidor" i Mer-panelen): startsida med länkar till allt — kassan, bokningarna, skärmarna, driftvyn och dokumentationen. Bra som bokmärke.

Bordsbeställning & kök

• Komma igång: kräver aktiverade Stripe-betalningar. Slå på växeln "Bordsbeställning via QR + köksskärm" i inställningarna, skriv ut bordslappar från /bordqr.html (finns på översikten) och sätt en på varje bord.
• Kundens flöde: skanna bordets QR → välj i menyn (kassans aktiva produkter) → "Beställ & betala" → kort/Klarna i mobilen. Betalningen sker först — obetalda beställningar når aldrig köket, och köpet registreras automatiskt med kvitto när betalningen är bekräftad.
• Köksskärmen (/kok.html, Mer-panelen eller översikten; adminnyckel en gång): nya beställningar visas med bordsnummer och plingar till — tryck "Levererad till bordet" när maten är ute. Beställningar äldre än 15 minuter blir rödmarkerade.
• Kundens mobil visar "Beställningen är på väg" med kvittonummer så fort köket har den.

Servering — personalens bordssida

• Serveringssidan (/servera.html, adminnyckel en gång): tryck på ett bord, välj varor och Skicka till köket — utan betalning. Blåmarkerade bord har öppna beställningar.
• När bordet ska betala: "Ta betalt i kassan" flyttar bordets alla rader till kassans nota — betala som vanligt (kort/Stripe-QR/kontant/Swish). Stäng sedan bordet med "Stäng bord".
• Serveringens beställningar är arbetsordrar till köket — själva köpet registreras (kvitto + journal) när betalningen tas i kassan.

Självbetjäningskiosk

• Ställ en surfplatta/skärm med /kiosk.html i butiken. Kunden väljer i menyn, betalar via QR med sin mobil (kort/Klarna) och får ett stort hämtnummer på skärmen.
• Beställningen dyker upp i köket som "Avhämtning #nummer". Kiosken nollställer sig själv efter varje beställning. Kräver samma växel som bordsbeställning.

Bokningsförskott (no show-skydd)

• Sätt ett belopp i inställningsfältet "Bokningsförskott i kronor" (kräver Stripe) så måste kunden betala förskottet direkt vid onlinebokningen — tiden bekräftas (och SMS skickas) först när betalningen gått igenom. Obetalda bokningar släpper tiden efter ca 45 minuter.
• Förskottet dras av vid besöket (manuellt i denna version) — det är en deposition via Stripe, inte ett kvitto i kassan.

Bokföring (SIE-export)

• Driftvyn → "SIE-export till bokföringen": välj period och ladda ner en SIE-fil som importeras direkt i Bokio, Fortnox, Visma m.fl.
• Filen innehåller ett verifikat per dagsavslut (serie K, verifikationsnummer = Z-nummer), byggt direkt ur kvittona så att debet och kredit alltid balanserar på öret.

Bokningskalender

• Öppna från Mer-panelen → Bokningskalender (eller /bokning.html på valfri enhet). Kräver adminnyckeln en gång per enhet.
• Lägg upp tjänster först: knappen "Tjänster" → namn, längd i minuter och (valfritt) en koppling till en produkt i kassan. Kopplingen behövs för att kunna ta betalt med ett tryck.
• Boka: tryck på en ledig tid i veckovyn (eller "+ Ny bokning") och fyll i kund, telefon och eventuell personal. Bläddra vecka med ‹ › — sidan minns visad vecka vid omladdning.
• SMS till kunden: slå på växeln "Boknings-SMS" i kassans inställningar så får kunden en bekräftelse direkt och en påminnelse inom ett dygn före tiden. Kräver telefonnummer på bokningen. (Avstängt som standard — SMS kostar per styck.)
• Ta betalt: öppna bokningen → "Ta betalt i kassan" — tjänstens produkt läggs i notan och betalas som vanligt. Markera sedan bokningen som klar, eller avboka vid återbud.
• Kalendern är fristående från kassaregistret — bokningar hamnar aldrig i journalen; det gör bara det vanliga köpet när du tar betalt.

Onlinebokning — låt kunderna boka själva

• Slå på växeln "Onlinebokning" i inställningarna, så kan kunder boka själva på /boka.html — lägg länken på er hemsida eller i sociala medier.
• Kunden väljer tjänst, dag och en ledig halvtimmestid, och fyller i namn + mobilnummer. Bokningen dyker upp i er kalender direkt, märkt "Onlinebokning".
• Bokningsbara tider styrs av fältet "Onlinebokningens tider" i inställningarna (t.ex. 09:00-17:00). En tid visas bara som ledig om ingen annan bokning överlappar.
• Med Boknings-SMS påslaget får kunden bekräftelse och påminnelse automatiskt. Onlinebokningen är skyddad mot missbruk (max 3 bokningar per timme och besökare).
• Avbokar du en bokning får kunden automatiskt ett avbokningsbesked via SMS (om Boknings-SMS är på och tiden inte redan passerat).

Inställningar

• Mer-panelen → Inställningar: butikens namn (visas i kassan och på kundskärmen) och funktionsväxlar — stäng av det som inte passar er verksamhet (t.ex. kontant, presentkort, kundskärm). Avstängda funktioner försvinner ur kassan och spärras även tekniskt.
• Alla inställningsändringar loggas automatiskt i behandlingshistoriken (lagkrav).
• Produkter hanteras i driftvyn (/intern.html) → "Visa/uppdatera produkter".

Säljsidan & priserna (för ägaren)

Priserna som visas på förstasidan (kassaexperten.se) ändras i driftvyn under Säljsida & priser (kräver adminnyckeln): de tre prisnivåerna (månadsavgift + procent av försäljningen, med egen säljtext per nivå), konkurrentpriserna som förifylls i kalkylatorn, hårdvarupriserna, kortinlösarens avgiftsrader (visas öppet på säljsidan) och erbjudandet om sponsrad utrustning mot bindningstid. Spara — säljsidan visar de nya priserna direkt, ingen omstart behövs. Alla funktioner ingår i alla nivåer; det är bara betalmodellen som skiljer.

Procentdelen på kortköp tas ut automatiskt via plattformsavgiften i Stripe: i driftvyns sektion Kortbetalningar finns fältet "Plattformsavgift för denna kassaägare" — sätt procenten efter kundens valda prisnivå (tomt fält = standard). Gäller från nästa kortköp.

Personalliggare (tagg-stämpling)

Slå på växeln Personalliggare i inställningarna. Personalen stämplar in och ut genom att blippa sin tagg på kassans RFID-läsare (läsare i tangentbordsläge, samma som streckkodsscannern). Vid blipp visas en fråga — "Vill du stämpla IN eller UT?" — så ingen stämplar fel av misstag; därefter bekräftar en grön remsa "Anna — instämplad 07:58". När ingen är instämplad låses kassan ("Kassan är låst — blippa din tagg") och öppnas direkt vid instämpling; går personalliggaren inte att nå låses kassan aldrig — försäljningen går alltid först. Den som saknar tagg kan stämpla med knappen i tidrapport-appen (tid.karlberg.nu). Taggen kopplas till den anställde i tidrapportens personalformulär (ställ markören i taggfältet och blippa), och ny personal kan CSV-importeras från er befintliga liggare (namn;personnummer;telefon). Vid Skatteverkets kontrollbesök: öppna /personal.html — där syns vem som är instämplad just nu och utdrag för valfri period, med personnummer. Rättelser görs i efterhand av admin och loggas separat — ursprungliga stämplingar ändras aldrig. Verksamhetens namn och organisationsnummer sätts i tidrapportens inställningar.

Tillbehör att ansluta

Om nätet eller kontrollsystemet ligger nere

• Kassan fortsätter sälja. Kvittot märks "utfärdat utan kontakt med kontrollsystemet" och signeras automatiskt i efterhand när kontakten är tillbaka — du behöver inte göra något.
• Statusraden visar hur många kvitton som väntar på signering.
• Kortbetalning offline är terminalens funktion (chip + PIN), inte kassans — kassan registrerar bara köpet.

API-översikt (för integrationer)

Fullständig teknisk referens finns i docs/kassa.md i repot. De viktigaste: